Les avantages des logiciels de signature numérique vous attirent ? En tant que chef d’entreprise, vous désirez optimiser vos processus de travail, vos échanges avec vos collaborateurs ou clients. Il est vrai que la dématérialisation des documents répond à ce souhait. Mais êtes-vous prêt à confier vos données importantes à ce genre de logiciel ? Pour avoir confiance en la signature numérique, il faut en comprendre le fonctionnement.
Les problèmes que peut poser la signature électronique
L’apparition de la signature numérique a modifié notre façon de gérer nos documents administratifs. Qu’ils soient à envoyer ou à traiter, ceux-ci doivent souvent passer entre plusieurs mains, faire de nombreux allers-retours… Bref, leur délai de traitement est long. La e-signature est une technologie qui permet de fluidifier ces échanges, pourtant, elle engendre encore quelques problèmes si son encadrement n’est pas strict. Certains professionnels craignent par exemple que leur signature soit falsifiée plus facilement. Il n’en est rien, tout du moins si le logiciel de signature électronique respecte un protocole de sécurité efficace. La protection des données est également une priorité et un pirate n’a normalement pas la possibilité de s’approprier une signature. Quid de l’authenticité du document signé ? Peut-on modifier le contenu du document une fois la signature apposée ? Ainsi, ces problèmes existent si la protection du signataire et du document n’est pas puissante. Heureusement, certains logiciels destinés aux professionnels ont été élaborés en conformité avec les lois françaises et européennes et ne laissent rien au hasard.
Le logiciel doit offrir une authentification de l’identité du signataire
Avant d’investir dans un logiciel de signature électronique, il faut toujours vérifier que l’entreprise qui l’a élaboré prend en compte l’authentification de l’identité du signataire. Auquel cas, les personnes qui utilisent le logiciel risque de s’exposer à des tentatives d’usurpation d’identité. Certes, les tribunaux français ont tendance à privilégier la présomption de fiabilité lorsque l’authenticité d’une signature numérique est remise en cause. Cela signifie que la personne qui la conteste a à sa disposition des moyens légaux pour prouver l'usurpation. Toutefois, il vaut mieux s’en remettre à un logiciel qui fait tout pour éviter ce genre de situation. Il peut recourir à différents moyens d’authentification :
- le processus KYC : la vérification de l’identité de la personne se fait grâce à l’envoi électronique de sa pièce d’identité via un code d’accès ;
- la connaissance KBA : l’identité de la personne se base sur la saisie du prénom et du nom de famille voire de son adresse personnelle et de son numéro de téléphone ;
- l'envoi d’un code PIN : la personne qui souhaite s’authentifier doit entrer un code qu’elle aura reçu par mail ou par SMS.
Le logiciel doit garantir l’intégrité du document signé
L’autre élément à prendre en compte, c’est la garantie de l’intégrité du document signé. Il est désormais reconnu qu’un document qui a été signé numériquement a une valeur juridique. Tout risque de falsification doit alors être écarté. La personne qui a signé le document ou un tiers, ne doit plus pouvoir modifier le contenu du document. Cela est rendu possible grâce au procédé de l’encryptage, imposé par la loi. La norme de chiffrement avancé AES-256 en établit les conditions. Une entreprise est censée confier ses documents en toute sécurité à un logiciel de cryptage des données. Les fichiers transmis ou déjà signés sont codés à l’aide de clés de chiffrement uniques pour chaque usager. Qui plus est, l’accès à chaque document est limité à la personne désignée en amont. En prenant en compte l’importance des documents à traiter, une entreprise peut avoir besoin d’un niveau de sécurité informatique variable : la signature simple ; la signature avancée et la signature qualifiée. Il convient alors de s’assurer que le logiciel suit la réglementation eiDAS.
La signature numérique est sûre lorsque le logiciel prouve pleinement sa sécurité
De manière générale, ces deux critères principaux définis précédemment incitent à une vérification poussée. Avant de choisir un prestataire, une entreprise doit s’assurer que le logiciel ne viole aucune disposition légale. Si vous vous rendez sur le site vsign.fr, vous pouvez constater que Ventoris joue la carte de la transparence. C’est un prestataire externe qui respecte les dispositions de la fameuse réglementation eIDAS (electronic Identification Authentication and trust Services) et détaille les conditions qui font que la valeur probante d’une signature électronique est bien réelle. Un logiciel est par ailleurs digne de confiance lorsqu’il délivre un certificat numérique après la signature d’un document. Cela signifie qu’il peut être utilisé devant un tribunal en cas de litige. Le certificat regroupe la traçabilité des actions faites l’utilisateur. Vous êtes sur le site d’un logiciel de signature numérique qui semble n’avoir jamais entendu parler des normes européennes en vigueur ? Passez votre chemin ou la sécurité de vos transactions risque d’être compromise.