Calendrier sur Excel
Vous souhaitez marquer tous vos engagements dans une feuille de calcul Excel, afin de disposer d'un calendrier personnalisé, facilement accessible depuis tous vos appareils ? Vous souhaitez planifier vos activités de travail en équipe dans un calendrier Excel mais ne savez pas comment faire ? Si ce ne sont là que quelques-unes des questions que vous vous posez, vous serez heureux d'apprendre que nous pouvons vous aider.
Dans ce guide, en fait, nous allons vous montrer comment créer un calendrier dans Excel en utilisant à la fois le logiciel de bureau pour les ordinateurs, à la fois la version Web du célèbre logiciel de Microsoft et son application pour les smartphones et les tablettes. Nous vous expliquerons donc comment créer manuellement un calendrier pour noter tous vos engagements et nous vous donnerons quelques astuces pour créer, à la place, un calendrier automatique qui se met à jour en fonction du mois et de l'année que vous avez spécifiés. Enfin, nous vous donnerons également quelques conseils pour créer un calendrier permettant de planifier les horaires de travail des employés de votre entreprise.
Et si vous commenciez immédiatement à lire les conseils que nous avons préparés pour vous ? Tout ce que vous avez à faire, c'est de vous asseoir confortablement et de prêter attention à toutes les procédures que nous vous indiquerons dans les prochains chapitres. Vous pouvez être sûr que vous serez en mesure de réaliser votre propre calendrier. Il ne me reste plus qu'à vous souhaiter une bonne lecture et, surtout, un bon travail !
Comment créer un calendrier dans Excel
Les étapes à suivre pour créer un calendrier dans Excel sont très simples, car elles ne nécessitent pas l'utilisation de formules ou d'autres fonctions complexes de ce logiciel. Nous vous prévenons que dans les prochains paragraphes, nous vous montrerons une procédure de base, qui peut être réalisée sur n'importe quelle plateforme sur laquelle Excel est disponible : PC, Web, smartphone et tablette. Toutefois, pour des raisons de simplicité, les étapes indiquées feront référence au logiciel PC.
Démarche
Pour commencer, lancez Excel et cliquez sur l'icône Nouveau classeur pour créer une nouvelle feuille de calcul. Ceci étant fait, sur l'écran principal de la feuille de calcul, utilisez la cellule A2 pour indiquer le mois et l'année. À titre d'exemple, on va créer un calendrier pour l'année 2020 en saisissant les termes janvier 2020 dans la cellule. Si la cellule doit définir un format différent de celui du texte, appuyez sur l'onglet Accueil, localisez la section Numéros et sélectionnez, dans le menu déroulant proposé, l'élément Texte.
Maintenant, utilisez la cellule ci-dessous (A2) pour saisir la chaîne 01/01/2020, qui correspond au premier jour de janvier. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur la cellule et sélectionnez Format Cell dans le menu contextuel.
Dans l'écran qui s'affiche, cliquez sur l'onglet Nombre et choisissez Personnalisé dans la barre latérale. Ensuite, dans la zone de texte Type, tapez les mots [$-en-EN]gggg et appuyez sur le bouton OK : vous indiquerez ainsi à Excel que la date doit être représentée par le numéro du jour et le nom correspondant du jour de la semaine, en italien.
Cela fait, cliquez sur la cellule où se trouve la date (A2) et faites-la glisser vers le bas en interagissant sur son coin inférieur droit. Vous devrez faire un glisser-déposer jusqu'à ce que le dernier jour du mois soit affiché.
Vous y êtes presque. À ce stade, il ne vous reste plus qu'à redimensionner les colonnes et à formater le texte de manière appropriée.
Sélectionnez donc la colonne A en cliquant sur son étiquette en haut, puis cliquez sur Accueil > Format > Adapter la largeur des colonnes pour que les colonnes aient automatiquement la taille appropriée pour votre texte.
Ensuite, mettez en surbrillance les cellules A1 et B2, cliquez sur le bouton Fusionner et centrer de l'onglet Accueil, puis redimensionnez la colonne B d'environ 60 points afin qu'elle soit suffisamment grande pour contenir toutes vos notes. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étiquette de la colonne B et sélectionnez Column Width dans le menu contextuel.
Si les rangées sont trop étroites pour vos notes, mettez-les toutes en surbrillance en faisant glisser la souris sur les étiquettes des rangées à gauche, puis cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Dans le menu contextuel, sélectionnez Row Height et définissez la valeur sur 23.
À ce stade, définissez les différents textes en gras et en couleur, en mettant éventuellement en évidence les dimanches. Vous pouvez également définir les bordures des cellules, comme s'il s'agissait d'un tableau, en mettant en surbrillance toute la zone de travail, puis en cliquant sur l'icône Bordures, qui se trouve dans la section Polices de l'onglet Accueil. En outre, vous pouvez configurer les couleurs de surlignage des cellules pour qu'elles alternent entre les semaines, en utilisant le bouton Couleur de remplissage dans la même section.
Pour créer les mois suivants, vous avez deux possibilités : dupliquer la feuille de travail ou copier et coller l'espace de travail dans le même onglet, plus bas, afin d'obtenir une vue à feuille unique.
Dans ce dernier cas, il suffit de mettre en surbrillance toutes les cellules et d'appuyer sur Ctrl C ou de cliquer avec le bouton droit de la souris sur celles-ci et de sélectionner Copier dans le menu contextuel. Passez ensuite à une cellule inférieure de la colonne A et collez le contenu en utilisant Ctrl V ou la touche Coller de l'onglet Accueil.
Si vous souhaitez plutôt dupliquer la feuille, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, sélectionnez l'option Déplacer ou Copier et, dans le panneau qui apparaît, mettez en surbrillance la feuille 1. Lorsque vous avez terminé, cochez la case Créer une copie et appuyez sur OK.
Quelle que soit la méthode utilisée, vous devrez modifier la nouvelle zone de copie au cours des prochains mois, en suivant la même procédure que celle décrite dans les paragraphes précédents. Facile, n'est-ce pas ?
Créer un calendrier automatique avec Excel
Si vous souhaitez créer un calendrier automatique avec Excel, qui puisse se mettre à jour automatiquement d'année en année, il vous suffit de suivre les procédures que nous vous montrerons dans les chapitres suivants, dans lesquels nous vous montrerons comment utiliser les modèles Excel par défaut pour en générer un qui réponde à vos besoins.
Ordinateur
Si vous utilisez Excel sur votre ordinateur (qu'il s'agisse d'un PC Windows ou d'un Mac), vous pouvez créer un calendrier automatique en utilisant les nombreux modèles prédéfinis de la base de données de Microsoft Office.
Pour effectuer cette opération, après avoir lancé Microsoft Excel, faites défiler les modèles qui s'affichent sur son écran principal ou utilisez la zone de texte en haut pour effectuer une recherche ciblée. En tapant, par exemple, le terme calendrier, puis en appuyant sur la touche Entrée, vous obtiendrez tous les résultats correspondant à votre recherche.
Parmi les exemples qui vous sont proposés, vous pouvez choisir le modèle de calendrier annuel sur une seule feuille ou celui sur lequel vous pouvez également épingler des événements ou des rendez-vous. Vous avez l'embarras du choix, compte tenu de la multitude de modèles de calendrier disponibles !
Lorsque vous trouvez le modèle qui vous convient, cliquez sur son aperçu et, dans l'écran qui vous est présenté, appuyez sur le bouton Créer pour générer la feuille de calcul. Une fois que le calendrier vous est présenté dans Excel, vous pouvez utiliser les cases prévues pour modifier l'année et le mois d'affichage. Cela modifiera automatiquement toutes les valeurs des jours de la semaine sur la feuille de calcul.
Vous pouvez ensuite effectuer toutes les modifications que vous souhaitez, en veillant à ne pas supprimer les cellules ou les structures qui contiennent les références nécessaires au bon fonctionnement de la feuille de calcul. Lorsque vous avez terminé, tout ce que vous avez à faire est d'appuyer sur le bouton Fichier (en haut à gauche), de sélectionner l'option Enregistrer sous > Ce PC et de choisir le dossier de destination où vous souhaitez enregistrer votre projet.
Web
Si vous travaillez sur Excel via sa plateforme web gratuite, vous serez heureux d'apprendre que vous pouvez créer un calendrier automatique facilement, grâce aux modèles par défaut de Microsoft Office.
Il faut savoir, cependant, que les modèles qui vous sont présentés sont très peu nombreux, mais vous pouvez profiter de la base de données complète d'Office pour importer vers OneDrive. Ne vous inquiétez pas, nous allons tout vous expliquer dans les prochaines lignes.
Tout d'abord, allez sur le site Web d'Excel Online et connectez-vous avec votre compte Microsoft. Sur l'écran principal d'Excel Online, cliquez sur le modèle Calendrier annuel personnalisé pour créer immédiatement une feuille de calcul avec votre propre calendrier automatique.
Si vous n'aimez pas le style de ce modèle et que vous souhaitez en rechercher d'autres, cliquez sur l'intitulé Afficher d'autres modèles et, sur la nouvelle page web vers laquelle vous serez dirigé, cliquez sur les éléments Rechercher par catégorie > Calendriers dans la liste de gauche. Il ne vous reste plus qu'à faire défiler les résultats, en prenant soin de ne visualiser que ceux dont l'étiquette Excel figure dans l'aperçu.
Lorsque vous trouvez celle qui vous plaît le plus, cliquez sur son aperçu, puis appuyez sur le bouton Modifier du navigateur. Une fois que c'est fait, cliquez sur le bouton Continuer dans la boîte qui apparaît et vous verrez le calendrier dans la feuille de calcul Excel Online.
Vous n'avez rien à faire pour enregistrer le fichier, car cela se fait automatiquement sur votre OneDrive. Toutefois, on vous recommande de renommer le fichier, car les fichiers Excel Online sans nom sont tous nommés Dossier [numéro]. Pour ce faire, cliquez sur cette rubrique en haut de la page et tapez le nom que vous souhaitez donner à la feuille de calcul.
Smartphone et tablette
Sur les smartphones et les tablettes équipés des systèmes d'exploitation Android et iOS, l'application Microsoft Excel est disponible. C'est gratuit dans la plupart de ses fonctionnalités, mais pour les appareils de plus de 10,1 "et pour l'iPad Pro est nécessaire pour s'abonner à Office 365, le coût de base de 7 euros / mois ou 69 euros / an (qui débloque également des fonctionnalités avancées de la version gratuite de l'application).
Grâce à l'application Microsoft Excel, vous pouvez créer des calendriers automatiques en utilisant les modèles prédéfinis dans la base de données de Microsoft Office. Pour les utiliser, vous devez lancer l'application Microsoft Excel et vous connecter avec votre compte Microsoft.
Ensuite, dans son écran principal, appuyez sur le bouton Nouveau (l'icône avec une feuille) et sélectionnez un modèle de calendrier parmi ceux proposés. Si vous ne pouvez pas en trouver un, vous devez le télécharger à partir de la base de données en ligne de Microsoft Office à ce lien. Cliquez ensuite sur l'icône de la loupe en haut de la page et tapez le mot "calendrier" dans la zone de texte pour filtrer les résultats.
Lorsque vous avez identifié le modèle qui vous intéresse, cliquez sur son aperçu et cliquez sur le bouton Télécharger pour télécharger le fichier au format XLTM sur votre appareil. Eh bien, nous y sommes presque ! Il ne vous reste plus qu'à lancer l'application Microsoft Excel, à appuyer sur le bouton Ouvrir et à trouver l'emplacement où vous avez enregistré le fichier, afin de l'ouvrir dans l'application.
L'application Microsoft Excel enregistre automatiquement les fichiers sur OneDrive s'ils sont déjà sur OneDrive. Puisque vous avez ouvert un fichier sur votre appareil mobile, vous pouvez l'enregistrer sur OneDrive en procédant comme suit : sur Android, cliquez sur l'icône ⋮ en haut à droite et sélectionnez Enregistrer sous > Mon OneDrive. Sur iOS, en revanche, cliquez sur l'icône (...) dans le coin supérieur gauche et choisissez Enregistrer > Mon OneDrive. Après avoir sélectionné le dossier dans le nuage, appuyez sur le bouton Enregistrer, pour confirmer.
Créer un calendrier des équipes avec Excel
Si vous souhaitez créer un calendrier des équipes avec Excel, vous serez heureux d'apprendre que cette opération est possible en quelques étapes simples, grâce aux modèles prédéfinis dans la base de données de Microsoft Office.
Ce que vous devez faire, c'est suivre les mêmes procédures que celles que j'ai décrites dans ce chapitre pour créer votre calendrier des équipes sur la plate-forme où vous utilisez Microsoft Excel. Ce qu'on vous recommande, lorsque vous effectuez une recherche dans la base de données Microsoft, c'est de filtrer la recherche par catégorie, en sélectionnant celle intitulée "Horaires", ou de taper directement les termes "calendrier des équipes" dans le moteur de recherche du logiciel Microsoft Excel ou du site web.